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Was kostet dich ein Abgang?
Eine unbesetzte Stelle kostet dich nicht das Gehalt, das du sparst. Sie kostet dich den Wert, den diese Stelle erwirtschaftet hätte, die Aufträge, die liegen bleiben, und die Überstunden der anderen. Fünf Angaben, dann steht die Zahl.
Wie wir rechnen
Kein Geheimnis, keine Blackbox. Drei Posten laufen pro Monat der Vakanz, zwei weitere fallen einmalig an und lassen sich über den Schalter dazuschalten.
- Wertschöpfung der Stelle. Jahresgehalt mal Wertfaktor geteilt durch zwölf, mal die Monate, in denen die Stelle leer ist.
- Zusätzlich entgangene Aufträge. Ausgefallener Umsatz pro Monat mal Vakanzmonate. Wichtig: nur der Teil, der in der Wertschöpfung oben noch nicht steckt, sonst zählst du dasselbe zweimal.
- Mehrbelastung im Team. Überstunden und Zuschläge pro Monat mal Vakanzmonate.
- Suche. Externe Kosten plus deine eigenen Stunden mal deinem Stundensatz. Einmalig.
- Einarbeitung. Personalvollkosten pro Monat mal Einarbeitungsmonate mal Minderleistung, plus die Stunden der Kolleg:innen fürs Anlernen. Einmalig.
Die Personalvollkosten in der Einarbeitung sind das Jahresgehalt mal 1,21 geteilt durch zwölf. Der Faktor deckt die Arbeitgeberanteile grob ab.
Was wir bewusst weglassen: das gesparte Gehalt während der Vakanz, Abfindungen, Kosten für Rechtsstreit, Wissensverlust und Kundenbeziehungen, die mitgehen. Die ersten beiden sind zu individuell, die letzten beiden lassen sich seriös nicht in eine Zahl gießen. Deine echte Summe liegt also eher über dem, was hier steht.
Häufige Fragen
Was ist der Wertfaktor?
Er sagt, wie viel Wert eine Stelle im Verhältnis zu ihrem Gehalt erwirtschaftet. 1,5 heißt: Die Person bringt das Anderthalbfache dessen ein, was sie kostet. Genau dieser Wert fehlt, solange die Stelle leer ist. Wenn du unsicher bist, lass 1,5 stehen.
Zähle ich Wertfaktor und entgangene Aufträge nicht doppelt?
Genau darauf musst du achten. Der Wertfaktor bildet ab, was die Stelle laufend erwirtschaftet. In den meisten Betrieben fängt das Team diese Arbeit auf, deshalb steht daneben die Mehrbelastung. Bei den entgangenen Aufträgen gehört deshalb nur hinein, was zusätzlich verloren geht und auch später nicht nachgeholt wird: abgesagte Aufträge, abgewanderte Kund:innen. Wenn du unsicher bist, setz das Feld auf 0. Deine Zahl ist dann eher zu niedrig als zu hoch, und das ist die bessere Richtung, wenn du damit im Betrieb argumentieren willst.
Was sind verrechenbare Stunden und woher weiß ich meine?
Verrechenbare Stunden sind die Stunden, die am Ende auf einer Kundenrechnung landen oder auf einen Auftrag gebucht sind. Nicht dazu zählen Urlaub, Krankheit, Rüstzeiten, Aufräumen, Schulungen und Leerlauf. Von 2.080 Stunden im Jahr bei einer 40-Stunden-Woche bleiben nach Urlaub, Feiertagen und Krankheit etwa 1.680 Anwesenheitsstunden, und davon sind in der Werkstatt üblicherweise 75 bis 85 Prozent verrechenbar. So kommt man auf die 1.400 aus dem Beispiel. Deine eigene Zahl steht in der Zeiterfassung oder im Werkstattsystem als Auftragsstunden je Person. Wenn du das nicht erfasst, rechne rückwärts: Nimm den Jahresumsatz aus Arbeitsleistung, also ohne Material und Teile, teile ihn durch deinen Stundenverrechnungssatz und dann durch die Zahl der produktiven Mitarbeitenden.
Wie finde ich meinen eigenen Wertfaktor heraus?
Nimm deinen Rohertrag, also den Jahresumsatz abzüglich Material und Wareneinsatz, und teil ihn durch eure gesamten Personalkosten inklusive Arbeitgeberanteile. Das Ergebnis ist der Durchschnitt über alle Stellen. Danach schätzt du die einzelne Stelle ein: Wer direkt an Aufträgen, Produktion oder Verkauf hängt, liegt über diesem Durchschnitt, reine Verwaltung darunter. Ein Wert nahe 1,0 heißt, dass die Stelle ungefähr das einspielt, was sie kostet. Alles darunter ist ein Hinweis, dass die Aufgabe entweder anders zugeschnitten oder anders bewertet werden sollte.
Warum wird das gesparte Gehalt nicht gegengerechnet?
Weil es kein Gewinn ist. Das Gehalt wird nur nicht ausgezahlt, während die Arbeit trotzdem gemacht werden muss, von anderen oder gar nicht. Wenn du streng rechnen willst, setz den Wertfaktor auf den Anteil, den die Stelle über ihr eigenes Gehalt hinaus erwirtschaftet, also zum Beispiel 0,5 statt 1,5. Dann steht in der Summe nur der Überschuss, der dir fehlt.
Welche Kosten übersehen Betriebe am häufigsten?
Zwei Posten. Erstens die Mehrarbeit im Team während der Vakanz, weil sie nicht als Rechnung ankommt, sondern als Überstunden, Fehler und irgendwann als nächste Kündigung. Zweitens die Einarbeitungszeit, in der die neue Person schon bezahlt wird, aber noch nicht die volle Leistung bringt. Beides kannst du hier über den Schalter dazurechnen.
Werden meine Zahlen gespeichert?
Nein. Der Rechner läuft komplett in deinem Browser. Es gibt keinen Server, der deine Eingaben sieht, kein Konto, keine Pflicht zur E-Mail-Adresse. Wenn du auf Link kopieren klickst, stehen deine Werte in der Adresse dieses Links, den behältst du selbst.
Woher der Rechner kommt
Wir sind Sophia und Malin und machen das Format Ich frag meine Businessfreundin. Einmal die Woche stellt eine von uns der anderen eine Frage aus dem Betriebsalltag. Aus den Fragen, die immer wiederkommen, bauen wir Werkzeuge wie dieses hier.